ONU Femme recrute un Stagiaire Archivage Documentaliste

L’unité des opérations fournit un soutien à la mise en œuvre des activités du programme de pays et s’assure que les actions sont menées conformément aux règles et règlements de l’UNW.

Sous la supervision du responsable de l’unité, le stagiaire apporte son soutien à l’unité en exécutant une variété de processus administratifs standard en garantissant la qualité et l’exactitude du travail. Le stagiaire apprendra une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le stagiaire travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme et des projets ainsi qu’avec l’équipe des opérations pour assurer une prestation de services cohérente.

• Soutien au directeur régional Assistant exécutif
• Fournir tout soutien administratif et logistique nécessaire
• Soutien à la coordination de la Campagne pour l’égalité des générations dans la région.
• Soutien à la programmation de l’agenda des DRD et RD
• Aide à la prise de notes, à la rédaction de TDR, de rapports, de documents…
• Aide à l’examen des pièces justificatives avant l’approbation des directeurs régionaux et enregistrement de tout document.
• Gestion des coursiers entrants et sortants,
• organiser des réunions en ligne ou des réunions physiques, des conférences et autres événements
• Soutenir le développement et le partage des connaissances

Soutien aux ressources humaines

• Collecte et catalogage des archives
• trier les documents entre ceux qui doivent être conservés et ceux qui doivent être détruits
• Établir des méthodes de classification des documents
• Numériser les archives papier
• Rendre les archives accessibles, sous forme physique ou numérique
• Soutenir les activités des ressources humaines et de l’administration, préparer et traiter la documentation nécessaire ;
• Effectuer d’autres tâches administratives et logistiques connexes, selon les besoins ;
• Coordonner l’organisation des entretiens et des événements ;
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Objectifs d’apprentissage pour le stage.

• Meilleure compréhension du travail d’ONU Femmes et du système des Nations Unies.
• Apprendre les différents aspects des opérations (achats, logistique), y compris les activités du programme mises en œuvre dans le cadre de la gouvernance basée sur le genre, de la fin de la violence contre les femmes et de l’autonomisation économique des femmes.
• Connaissance accrue des questions liées à tout domaine d’intérêt
• Travailler en équipe dans un environnement multiculturel

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base :

• Sensibilisation et sensibilité à l’égard des questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l’exemple

Veuillez visiter ce lien pour plus d’informations sur les valeurs fondamentales et les compétences d’ONU Femmes :

Compétences fonctionnelles :

• Connaissance des systèmes informatiques
• Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et des transactions administratives.
• Bonnes compétences financières et budgétaires
• Capacité à rédiger, éditer et présenter des informations dans des formats clairs et présentables.
• Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports, ainsi que le flux de travail.

• Études universitaires dans l’une des disciplines suivantes : Administration des affaires, archiviste et documentaliste ou autres sujets pertinents est requise.

• Répondre à l’un des critères suivants :

1. Être inscrit à un programme d’études supérieures (deuxième cycle universitaire ou équivalent, ou plus) ;

2. Être inscrit en dernière année d’un premier cycle universitaire (niveau minimum de la licence ou équivalent) ;

3. Avoir obtenu un diplôme universitaire et, s’il est sélectionné, commencer le stage dans un délai d’un an après l’obtention du diplôme ; ou

4. Être inscrit à un programme de stage professionnel de troisième cycle qui fait partie d’un programme diplômant et effectuer le stage dans le cadre des exigences du programme.

Langue :

• D’excellentes compétences en communication (écrite et orale) en français sont requises ;

• La connaissance pratique d’une autre langue de l’ONU (l’anglais) est un avantage.

Rémunération : 

Les stagiaires qui ne reçoivent pas de soutien financier d’autres sources telles que des universités ou d’autres institutions recevront une allocation d’ONU Femmes pour subventionner partiellement leurs frais de subsistance de base pendant la durée du stage.

Informations sur les demandes : 

• Tous les candidats doivent soumettre un P.11 form  signé avec leur demande.

• En raison du nombre élevé de candidatures reçues, ONU Femmes ne peut contacter que les candidats retenus.

• Le candidat retenu devra fournir une preuve d’inscription à un régime d’assurance maladie valide sur le lieu d’affectation du stage, une preuve d’inscription à l’école ou de diplôme, une copie scannée de son passeport/carte d’identité nationale et une copie d’un visa valide (le cas échéant).

Noter :

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme de l’ONU, qui vise à regrouper les ressources et les mandats pour un plus grand impact. Elle fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié, inclusif et de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins de l’organisation.

Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable pour faciliter votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure cette information dans votre candidature.

ONU Femmes a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents