Arrière-plan

Sous la direction générale du représentant régional de l’ONUDC et la supervision directe du chef des opérations, l’assistant aux ressources humaines (RH) assumera la responsabilité d’un ensemble complet de tâches concernant l’administration du personnel, y compris le recrutement et la nomination du personnel local dans le respect des dispositions définies dans le Statut et Règlement du personnel du PNUD/ONUDC.

Devoirs et responsabilités

1.Résumé des fonctions clés :

• Exécution des stratégies RH
• Prestation de services RH
• Soutien à l’acquisition et à la diffusion des connaissances

Plus précisément, la personne occupant ce rôle sera chargée de :

1. Assurer la mise en œuvre de stratégies RH en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Adhésion totale des processus et de la documentation RH aux règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD/ONUDC.
• Contribution à la cartographie des processus d’affaires au sein du bureau régional et à l’élaboration de procédures opérationnelles standard (POS) internes dans la gestion des ressources humaines, en collaboration avec le superviseur immédiat et la direction du bureau.

2.Mettre en œuvre des services RH en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Recueille des informations générales et des termes de référence (TdR) auprès des coordinateurs de projet ou des chefs de section concernant les postes vacants à pourvoir, et prépare la documentation administrative nécessaire (descriptions de poste, demandes d’annonces de postes vacants ou de publications, etc.).
• Construit des offres d’emploi pour le personnel international d’INSPIRA et coordonne le processus de recrutement en étroite collaboration avec le siège de l’ONUDC.
• Aider à la présélection préliminaire des candidats en fonction des critères de sélection et à la préparation des tableaux d’évaluation finaux. Prépare les procès-verbaux et les rapports (Process Verbale) liés aux recommandations du comité de sélection. Conserve des enregistrements électroniques et des fichiers papier de cette documentation à des fins d’audit du projet.
• Aider à la préparation des lettres de contrat pour le personnel local et les consultants, en garantissant leur soumission en temps opportun au PNUD pour approbation.
• Surveille et maintient la plate-forme de gestion des ressources humaines du bureau sur le terrain (FOHRM), en veillant à ce que les données du personnel soient à jour.
• Surveille le statut contractuel du personnel du projet et fournit des conseils sur les actions opportunes requises pour la prolongation ou le renouvellement du contrat.
• Tient à jour une liste d’effectifs distincte qui sert d’outil de suivi des informations contenues dans le FOHRM, ainsi que pour améliorer les décisions de gestion en matière de planification des ressources humaines.
• Aider l’Unité des finances à clarifier et à rapprocher les EOIV mensuels de la paie du PNUD avec les informations contenues dans le FOHRM ou les contrats du personnel.
• Organise des programmes ou des réunions d’orientation et d’intégration pour le personnel nouvellement recruté (local et international) concernant les opérations de l’organisation, localisant l’équipe de sécurité et de sûreté (UNDSS), les cantines et trouvant un logement pour le personnel international, etc.
• Veiller à ce que le personnel nouveau et existant soit informé ou informé des nouvelles règles et réglementations en matière de ressources humaines du siège et du PNUD.
• Prépare la documentation pour diverses actions du personnel (par exemple, séparations, promotions, prolongations de contrat, augmentations de salaire, etc.) et assure le classement approprié des dossiers du personnel par projet et par personnel individuel.
• Examine les rapports d’évaluation des performances pour vérifier leur exactitude en ce qui concerne les procédures appropriées suivies.
• Assure un système de présence du personnel approprié et efficace et sert de point focal pour toutes les demandes de congés.
• Tient à jour un fichier de tendances du personnel sur une base mensuelle/annuelle qui peut être utilisé pour surveiller les mouvements du personnel sur des périodes spécifiques.
• Tient un registre des formations suivies au cours de l’année et, en consultation avec le chef des opérations, effectue une analyse périodique des besoins en formation.
• Agir en tant que personnel de liaison entre le PNUD/HQ et ROSEN en ce qui concerne l’administration du personnel.
• Mener des entretiens de sortie pour les membres du personnel en cessation de service et les assister dans les formalités d’autorisation et de séparation.

3.Soutenir le développement et le partage des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation aux sessions de formation du personnel des opérations/projets sur les questions RH.
• Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Entreprendre toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur.

Compétences

Compétences pertinentes pour l’organisation

• Démontrer un engagement envers la mission, la vision et les valeurs des Nations Unies ;
• Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de religion, de race, de sexe, de nationalité et d’âge ;
• Respecter et sauvegarder l’éthique et l’intégrité ;
• Faire preuve d’un sens des affaires et d’un bon jugement ;
• Faire preuve d’une capacité de prise d’initiative ;
• Collaborer efficacement en équipe et faciliter le travail avec les collègues ;
• Faciliter et encourager la communication au sein de l’équipe, communiquer efficacement ;
• Créer des synergies par la maîtrise de soi ;
• Gérer les conflits ;
• Apprendre et partager ses connaissances, encourager les autres à faire de même ;
• Prendre des décisions transparentes basées sur des informations.

Compétences fonctionnelles:

Bâtir des partenariats stratégiques

• Analyser les informations générales et sélectionner des documents pour soutenir les initiatives de création de partenariats ;
• Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances ;
• Rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouveaux modes de fonctionnement plus efficaces.

Compréhension du travail et expertise technique

• Comprendre les processus et méthodes clés du poste ;
• Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles pertinentes au poste et les appliquer de manière cohérente lors des tâches de travail ;
• Démontrer une bonne compréhension des technologies de l’information et les appliquer lors des tâches.

Promotion du changement organisationnel et du développement

• Démontrer la capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utiliser des informations/bases de données/autres systèmes de gestion.

Orientation client

• Faire rapport aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée ;
• Organiser et prioriser les horaires de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients.

Promotion de la responsabilité et de la gestion axée sur les résultats

• Recueillir et diffuser des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilisation et de systèmes de gestion axés sur les résultats.

Impact des résultats :

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services RH en termes de qualité et d’exactitude du travail effectué. La saisie précise des données et la présentation des informations financières ainsi que l’approche orientée client améliorent les capacités de l’ONUDC en matière de gestion des ressources humaines.

Établir des partenariats stratégiques Niveau 1.1 : Maintenir les informations et les bases de données

• Analyse les informations générales et sélectionne le matériel à l’appui des initiatives de création de partenariats

Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances Niveau 1.1 : Recherche et analyse fondamentales

• Rechercher les meilleures pratiques et proposer de nouvelles façons de faire plus efficaces

Connaissance du poste/expertise technique niveau 1.1 : connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les principaux processus et méthodes de travail concernant le poste
• Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles liées au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail.
• S’efforce de maintenir ses connaissances professionnelles à jour grâce à des études autodirigées et d’autres moyens d’apprentissage.
• Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et l’applique dans ses tâches

Promouvoir le changement organisationnel et le développement Niveau 1.1 : Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

• Démontre la capacité d’identifier les problèmes et de proposer des solutions

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion Niveau 1.1 : Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilise des informations/bases de données/autres systèmes de gestion

Orientation client niveau 1.1 : Entretenir des relations clients efficaces

•  Rendre compte aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée
• Organise et priorise l’horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats Niveau 1.1 : Collecte et diffusion d’informations

• Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilisation et de systèmes de gestion axés sur les résultats

Compétences de base :

• Excellente compétences en communication et relation interpersonelles.
• Capacité à travailler efficacement en équipe.
• Solides compétences en service à la clientèle.
• Capacité à collaborer avec des individus de diverses nationalités, cultures, etc.
• Solides capacités d’analyse, d’organisation et de rédaction.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

Compétences et expérience requises

Éducation

• Baccalauréat avec certification spécialisée en ressources humaines ou administration publique, économie, sociologie et sciences politiques
• Licence en ressources humaines, administration publique, économie, sociologie et sciences politiques

Expérience

• Pour les candidats titulaires d’un baccalauréat, un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des ressources humaines ou de l’administration générale est requis, ou au moins deux (02) années d’expérience pour les candidats titulaires d’un baccalauréat ou d’un baccalauréat. degré.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), ainsi que dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.

Langues :

La maîtrise de l’anglais et du français est requise.