RMO Sénégal recrute 01 Assistant administratif
RMO Sénégal recrute 01 Assistant administratif
L’organisation RMO Sénégal recherche actuellement un(e) Assistant Administratif pour une ONG spécialisée dans le marketing social. Les principales responsabilités de ce poste incluent l’accueil des visiteurs, la gestion des moyens généraux, la coordination des déplacements des collaborateurs, la gestion de la caisse et des remises de chèques.
Profil du Candidat :
Responsabilités :
– Accueil physique et téléphonique, en conformité avec les règles sanitaires en vigueur.
– Transfert des appels téléphoniques et suivi des messages par email.
– Gestion du registre des courriers entrants et sortants.
– Point de contact pour les services de coursiers.
– Gestion des stocks de fournitures de bureau.
– Supervision des achats de consommables et de papeterie.
– Maintenance des locaux et des équipements.
Responsable de l’organisation d’événements :
– Vérification des listes de participants.
– Coordination avec le personnel de nettoyage pour la préparation des salles.
– Commande et réception des pauses et déjeuners, gestion des prestataires fiables.
Responsable de l’organisation des voyages :
– Gestion des réservations et achats de billets et transferts.
– Validation des demandes par le supérieur hiérarchique.
– Contrôle des factures de l’agence de voyage.
– Mise à jour de la liste des hôtels de la sous-région.
– Gestion des démarches administratives pour les voyages internationaux.
Gestion des demandes d’achats :
– Préparation des bons de commande.
– Transfert des bons de commande validés aux demandeurs.
Suivi et remise des chèques du fournisseur :
– Tenue du registre des chèques et notification au fournisseur.
– Alertes au fournisseur pour la récupération des chèques.
– Rapport des chèques non retirés au responsable administratif et financier (RAF).
– Vérification de la traçabilité de la remise des chèques.
Gestion des caisses du bureau :
– Tenue des registres de caisse.
– Inventaire quotidien de la caisse.
– Sécurisation de la trésorerie selon les procédures internes.
– Préparation des remises bancaires sous la supervision du RAF.
Autres responsabilités :
– Participation active aux événements et activités de l’entreprise.
– Responsabilité pour le matériel confié.
– Signalement des dysfonctionnements ou dégradations au supérieur hiérarchique.
– Exécution de toute autre tâche assignée par la direction.
Profil et Compétences :
Formation et expérience :
– Au minimum un Bac+2 en gestion administrative.
– Au moins 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
Compétences requises :
– Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.).
Aptitudes professionnelles souhaitées :
– Fiabilité.
– Aisance relationnelle.
– Discrétion.
– Dynamisme.
– Organisation et rigueur.
– Esprit d’initiative.
– Réactivité et autonomie.
– Résistance au stress.
– Sens de l’écoute et de la communication.
– Capacité à prioriser.
– Capacité d’adaptation.
– Capacité d’anticipation.
La date limite de candidature est le 30 septembre 2023. Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.rmo-jobcenter.com
